Los sellos personalizados son instrumentos usados a lo largo de los años para garantizar la integridad de documentos, estampar una imagen o logo. Además de dar un toque de distinción, son una forma rápida y eficaz, de autorizar y autenticar documentos y autorías.
Pueden ser aplicados en paquetes, documentos, facturas, cartas o cualquier otro objeto.
Además, un sello puede señalar la propiedad de un bien o legitimar la autoría de un documento u objeto, al acompañar la firma de quien lo suscribe.
Importancia de los sellos personalizados
Los sellos personalizados pueden ser empleados en diferentes escenarios y con distintos fines. Entre ellos podemos mencionar:
Registro de trabajadores
Aquí incluimos a los fechadores, que permiten elegir y estampar las fechas de recepción y registro.
Sellar la contabilidad
Bien sabemos, que los procesos contables de las empresas deben ser lo más exacto y confiable posible, no hay medidas que resulten extremas para garantizarlo.
Por ello, al realizar los asientos contables, se recomienda usar un sello que indique “CONTABILIZADO” o “PROCESADO” para marcar todos aquellos instrumentos que ya hayan sido ingresados a la contabilidad de la empresa.
Sellos para eventos
Existen eventos de acceso restringido. Un sello facilita la tarea de controlar las entradas y salidas al lugar.
Sellos de bodas y bautizos
Generalmente, en este tipo de eventos, la familia quiere distinguirse. Un diseño único y personal, se puede conseguir con un sello personalizado.
Récipes médicos o justificativos
Este tipo de formulario son utilizados por los médicos, para dar instrucciones. Deben estar autenticados con su firma y datos.
Documentos jurídicos y administrativos
Todo documento, tanto a nivel administrativo como jurídico, requiere de una serie de datos, que, al poder plasmarlos con un sello, es mucho el tiempo que puede ahorrarse, y garantizar, además, que cuenta con toda la información necesaria.
También se aplican los sellos, para evidenciar que realizó los procesos indicados.
Identificar propiedad
Objetos como libros, prendas de vestir, cuadernos, necesitan ser marcados e identificados. Los sellos personalizados, con la información necesaria, evitaría posibles pérdidas de estos artículos.
Es decir, tanto para empresas como para autónomos, los sellos personalizados, proyectan una identidad de marca, más sofisticada y consolidada. Aunado al suministro de la información adecuada en menos tiempo.
Origen de los sellos
El empleo de los sellos se traslada a las antiguas civilizaciones del Antiguo Egipto y Mesopotamia.
El uso principal de los sellos era como “marca personal” para cerrar y autentificar, correspondencias y documentos.
El sello más antiguo, conocido hasta ahora, fue elaborado en cerámica, y pertenecía a Amenhotep III, quien fue un importante faraón perteneciente a la Dinastía XVIII de Egipto.
El Faraón Amenhotep III usaba su sello en los papiros donde escribían los amuletos o escarabeos.
Tipos de sellos
Los sellos pueden ser personalizados y ajustados a las necesidades del cliente. Bien sea empresa o autónomo, la función del sello será la misma.
Su realización va a depender de las características y requerimientos propios de cada caso.
En cuanto a los tipos de sellos, los podemos diferenciar según su material, su funcionamiento y su aplicación.
Si hablamos de material, encontramos:
Sellos de plástico
Dentro de la gama de sellos, los de plásticos tienden a ser los más prácticos, por ello, son casi que un elemento obligado en las oficinas.
Pueden utilizarse en la firma de documentos administrativos, plasmar logos, datos, fechas en documentos o correspondencia.
Sellos de madera
Los sellos manuales, por lo general, son elaborados en bases de madera, con una almohadilla aparte, para la tinta.
Sellos de goma o caucho
Los sellos de caucho son grabados con corte láser, y posteriormente, montados en máquinas para el tinte automático. Las bases pueden ser de madera, plástico, resina, entre otros.
Sellos de cera
Estos pueden ser de distintos colores, y en distintas medidas. Su uso es, generalmente, en invitaciones a eventos, tanto religiosos, como recreativos. Aportan un toque de distinción y elegancia.
De igual forma, también se están aplicando en proyectos artesanales, de scrapbooking, crafting y otras actividades manuales.
Sellos de metal
Los sellos de metal son de máximo relieve, se aplican con presión, golpe o calor sobre superficies de mayor resistencia.
Su uso es más indicado para artesanos, profesionales de la cosmética natural y la cera. Esto debido a que, por su tipo, es capaz de marcar o grabar jabones, champús sólidos, cuero, velas, hielo, entre otros.
Por su funcionamiento, pueden ser:
Sellos manuales
Su uso es de larga data, y de gran importancia en la actualidad. La información de la empresa (nombre, logo) va en relieve, y no llevan tinta en ellos.
La tinta se tiene en una almohadilla aparte, donde se moja el sello para luego imprimir. Por esta razón, su uso se inclina más para eventualidades o bajo volumen de documentos.
Sellos automáticos
En el desarrollo o evolución de los sellos, puede decirse que los automáticos le siguen a los manuales. La practicidad en su diseño (incorporan la tinta) permite que sean más fáciles y rápidos de usar.
Esto hace que sean los preferidos cuando hay un mayor volumen de trabajo, ya que con un solo movimiento queda estampado el documento con el sello.
Sellos de bolsillo
Los sellos de bolsillo son, por excelencia, los indicados para llevar siempre encima. Su pequeño tamaño no es impedimento para que contenga todos los datos necesarios.
Es el ideal para aquellos profesionales o trabajadores, que requieran movilizarse de un lugar a otro, y deban firmar o autenticar documentos.
En cuanto a su aplicación, tenemos:
Sellos fechadores o recepción de documentos
Su principal característica es que permite cambiar, de forma manual, la fecha. El sistema de tinta, es automático.
Este tipo de sellos, son los ideales para recibir correspondencia o marcar cualquier documento, que requiera dejar constancia de la fecha.
Sellos numeradores
Los sellos numeradores, tal como su nombre lo indica, permiten colocar un número a documentos u objetos.
Este tipo de sello se usa básicamente para mantener un control de entrada y salida de documentos, mercancías e inventarios. Así como también, para numerar las facturas que entran o salen de la empresa.
De allí su importancia en el control de la facturación y la contabilidad, tanto de empresas como de autónomos.
A su vez, los sellos numeradores, se dividen en:
- Numerador manual: Se le debe cambiar el número de forma manual
- Numerador automático o foliador: El número cambia automáticamente con cada estampación.
¿Qué información debe llevar el sello de una empresa o de un autónomo?
La información del sello va a depender, principalmente, del uso que se le vaya a dar. Sin embargo puedes tener una breve guía, para guiarte en el diseño de tu sello:
Oficial
Si el uso del sello va a ser para certificar documentos como contratos, presupuestos, seguridad social, asegúrate que lleve los datos fiscales oficiales:
- Razón Social o Nombre del Autónomo
- Número de CIF/NIF con la letra
- Dirección Fiscal o Dirección Social
Contacto
Si al entregar una correspondencia, documento u objeto, quien recibe debe responder o debe contactar al remitente, colócale un sello que indique:
- Razón Social o Nombre del Autónomo
- Número CIF/NIF con la letra
- Dirección física completa
- Número telefónico
- Correo electrónico
- Página web
- Redes sociales
Logística o control
En el caso de que el sello sea para identificar documentos, recibir mercancía, correspondencia, folletos de publicidad, o cualquier otro tipo de información que vaya a pasar por varias personas, lo ideal es que el sello lleve el máximo de información posible:
- Logotipo de la empresa
- Nombre Comercial, Razón Social, Nombre del Autónomo
- Dirección física y electrónica
- Números telefónicos
- Página web
- Redes sociales
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